quinta-feira, 8 de agosto de 2013

Inventário Físico do Ativo Imobilizado

Uma das primeiras atividades na implantação da Gestão do Controle Patrimonial é a elaboração do Inventário Físico dos bens tangíveis da empresa. Sua realização de maneira correta permite a construção de uma base de dados de bens organizada e atualizada, assegurando assim que todas as decisões gerenciais sejam tomadas baseadas em informações corretas e que prejuízos financeiros sejam evitados.

O que é Inventário Físico?

É a atividade que verifica a existência física dos bens, se os mesmos estão operacionalmente ativos, sua condição de uso, além da coleta de uma séria de informações gerenciais para implementação de controles por unidade, local, centros de custo, responsabilidade, etc. Todos os bens inventariados recebem um número de identificação do bem, isto é, nesse processo deve-se afixar (colar) as plaquetas de identificação patrimonial em todos os bens (caso ainda não possuam).

Motivos para fazer e manter o cadastro físico atualizado:

Fiscal / Contábil: Assegurar a qualidade e credibilidade dos valores publicados no balanço patrimonial, sem ressalvas da auditoria.
Organizacional: Localização do bem, identificação do seu responsável (elaboração do termo de responsabilidade), a implantação de uma política de normas e procedimentos e gestão do patrimônio minimizam as perdas por mau uso, furtos e etc.
Garantias e Seguros: Suporte para as operações de garantia em financiamentos e seguros patrimoniais.
Gerencial: Suporte para implantação de políticas de renovação do imobilizado, investimentos, etc.

Fases do processo de Inventário Físico:

Planejamento: Definição do escopo de inventário, isto é, quais locais serão inventariados, quais tipos de bens (ou classes de bens), quais informações serão coletadas (descrição, marca, modelo, centro de custo, local, número de série, ano de fabricação, dimensões, etc.), definição das placas de identificação, dimensionamento da equipe de inventário, padrão de emplaquetamento, recursos necessários (inventário manual ou com auxílio de coletores de dados), bens de terceiros, tratamento dos bens em movimentação (ex.: notebooks, veículos) e cronograma.

Preparação: Organização de todos os recursos necessários para execução do inventário, compra de materiais (plaquetas, trenas), aquisição de softwares, elaboração do book fotográfico, manual com o padrão de emplaquetamento definido, treinamento dos inventariantes (caso necessário) e etc.

Execução: Inventário dos bens seguindo o planejamento definido.

Conferência: Checagem das inconsistências da base: coerência das informações (ex: marca x modelo), pulos de sequência, verificar falta de informações, se a descrição do bem é suficiente, etc. É recomendável estabelecer auditorias de amostragem do inventário, além de conferir os bens de maior relevância.

Finalização: Emissão dos termos de responsabilidade, constituição da base física de bens, emissão de relatórios com diversas classificações possíveis, por local, por C. Custo, por Responsável, por classe de bem, por condição de uso, etc.