Como Contabilizar A Distribuição De Cestas Básicas A Empregados

Neste artigo, mostrarei Como Contabilizar A Distribuição De Cestas Básicas A Empregados, desde a aquisição das cestas básicas e de sua efetiva distribuição aos empregados.

Classificação contábil

É muito comum as empresas distribuírem as cestas básicas aos empregados imediatamente após comprá-las do fornecedor, não as mantendo em estoque. Para esses casos, o registro pela aquisição das cestas básicas pode ser feito diretamente em conta de custo ou despesa.

Dessa forma, a distribuição de cestas básicas aos empregados é um gasto com pessoal, que deve ser contabilizado:

a) nas empresas industriais ou nas prestadoras de serviços:

a.1) como custo da produção, quando relativo às cestas distribuídas ao pessoal dos setores de produção;

a.2) como custo dos serviços prestados, quando relativo às cestas distribuídas ao pessoal dos setores de serviços;

a.3) como despesa operacional, relativamente às cestas distribuídas ao pessoal das áreas de administração, vendas e de outros setores da empresa não ligados direta ou indiretamente à produção de bens ou serviços;

b) nas demais empresas, inclusive as comerciais, como despesa operacional.

Importante observar que o registro dos gastos com as cestas básicas como custo ou despesa deve ser feito no mês em que as cestas forem entregues aos empregados, observando-se o regime de competência.

Recuperação parcial do gasto com cestas básicas

Para os casos nos quais há o ressarcimento, pelo empregado, de parte do valor da cesta básica, o valor recuperado deve ser contabilizado a crédito da conta de custo ou despesa que recebeu o lançamento do gasto, tendo como contrapartida a conta “Salários e Ordenados a Pagar” no Passivo Circulante.

Dedutibilidade dos gastos com aquisição das cestas básicas para fins de IR e CSLL

As despesas com alimentação fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados são dedutíveis para fins de IR e CSLL, (Lei nº 9.249/1995 , art. 13 , § 1º). A dedutibilidade dessas despesas aplica-se, inclusive, às cestas básicas de alimentos fornecidos pela empresa, desde que indistintamente a todos os seus empregados, independentemente da existência de Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT).

Devemos observar que, caso seja cobrada dos empregados uma parcela do custo das cestas básicas distribuídas, somente será dedutível a diferença entre o custo de aquisição das cestas e a parcela cobrada dos empregados, ou seja, o débito ao resultado do custo integral das cestas distribuídas deverá ser neutralizado, parcialmente, pelo crédito, na conta de resultado (recuperação de despesa) da parcela cobrada dos empregados.

Como contabilizar a distribuição de cestas básicas a empregados?

Para exemplificar essa questão, utilizaremos o seguinte exemplo:

Uma empresa adquiriu de um fornecedor em um determinado mês, 2.000 cestas básicas  para serem distribuídas aos seus funcionários nas seguintes condições:

Cestas básicas distribuídas no mês:

Administração: 300

Vendas: 500

Produção: 1.200

TOTAL: 2.000

Valor da NF: R$ 100.000,00

Custo unitário das cestas básicas: R$ 100.000,00 / 2.000 cestas = R$ 50,00

Vamos admitir que serão descontados dos funcionários 10% do valor da cesta (R$ 50,00 x 10% = R$ 5,00).

Com base nos dados apresentados, os lançamentos contábeis são realizados da seguinte maneira:

1) Pelo registro da entrada das cestas básicas no estabelecimento;

D – Cestas Básicas (Conta de Resultado – Despesas administrativas – Gastos com Pessoal) R$ 15.000,00
D – Cestas Básicas (Conta de Resultado – Despesas com vendas – Gastos com Pessoal) R$ 25.000,00
D – Cestas Básicas (Conta de Resultado – Custo de produção – Gastos com Pessoal) R$ 60.000,00
C – Fornecedores (Passivo Circulante) R$ 100.000,00

Obs:

R$ 15.000,00 = R$ 50,00 x 300 cestas

R$ 25.000,00 = R$ 50,00 x 500 cestas

R$ 60.000,00 = R$ 50,00 x 1.200 cestas

2) Registro do desconto da parcela do gasto arcado pelo empregado 

D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) R$ 10.000,00
C – Cestas Básicas (Conta de Resultado – Despesas administrativas – Gastos com Pessoal) R$ 1.500,00
C – Cestas Básicas (Conta de Resultado – Despesas com vendas – Gastos com Pessoal) R$ 2.500,00
C – Cestas Básicas (Conta de Resultado – Custo de produção – Gastos com Pessoal) R$ 6.000,00

Obs:

R$ 1.500,00 = R$ 5,00 x 300 cestas

R$ 2.500,00 = R$ 5,00 x 500 cestas

R$ 6.000,00 = R$ 5,00 x 1.200 cestas

3) Registro do pagamento da nota fiscal da compra das cestas básicas ao fornecedor

D – Fornecedores (Passivo Circulante) R$ 100.000,00
C – Banco conta movimento (Disponibilidades – Ativo Circulante) R$ 100.000,00

Base Legal

• RIR/1999;
• Lei nº 9.249/1995